Gjesteutskrift er en funksjon som lar gjestebrukere skrive ut dokumenter uten at administratoren må opprette en konto i organisasjonen.
Gjesten skriver en e-post fra en e-postklient, legger til dokumentene som skal skrives ut, og sender dem til en forhåndsdefinert e-postadresse. En administrator eller en organisasjonsrepresentant oppgir e-postadressen som gjesten kan sende dokumentene sine til. Etter at du har sendt e-posten til den angitte e-postadressen, mottar gjesten en e-postbekreftelse med en PIN-kode. Ved hjelp av PIN-koden kan gjesten gå videre til skriveren som er angitt av organisasjonens representant, og skrive ut.
Merknader:
- Gjesten må ha en e-postklient for å kunne sende dokumentet.
- En unik identifikator opprettes automatisk i identifikasjonsleverandøren for gjesteutskrift. Denne unike identifikatoren kan brukes til å generere rapporter som er relatert til gjesteutskriftsaktivitet.
- De støttede filformatene er CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS og XLSX. Hvis en bruker legger til et filformat som ikke støttes, mottar brukeren en e-post som angir formatene som støttes.
- Lexmark beholder kun informasjon knyttet til utskriftsjobben, men beholder ikke informasjon i e-postens innhold.
- Hvert e-postvedlegg behandles som en separat utskriftsjobb.
Aktivere gjesteutskrift
I nettportalen for utskriftsadministrasjon klikker du på Administrasjon > Organisatoriske innstillinger.
Merk: Innsending av e-post må være aktivert før du kan aktivere innsending av gjesteutskrift. Hvis du vil ha mer informasjon om aktivering av innsending av e-post, kan du se Konfigurere organisatoriske innstillinger.
Velg Tillat at gjester bruker e-postinnsending i delen Generelt.
Merknader:
- Velg Begrens antallet sider som er tillatt per jobb for å angi maksimalt antall sider som skal skrives ut per jobb. Jobber som er større enn et angitt antall sider, blir ikke behandlet.
- PIN-godkjenning må være aktivert for at innsending av gjesteutskrift skal fungere. Hvis PIN-godkjenning ikke er aktivert, blir du bedt om å aktivere den. Hvis du vil ha mer informasjon om konfigurering av PIN-godkjenning, kan du se Konfigurere skriverpålogging.
- Du kan tilordne gjester til et bestemt kostnadssted eller en bestemt avdeling for bruk av kvoter og rapportering. Se Konfigurere organisatoriske innstillinger hvis du vil ha mer informasjon.
Klikk på Lagre endringer.
Merknader:
- En organisatorisk administrator kan konfigurere innstillinger knyttet til oppbevaring av utskriftsjobber, PIN-lengde og utløpsdato for PIN-kode. De organisatoriske innstillingene gjelder PIN-koden som er mottatt av gjestebrukeren.
- Gyldigheten av gjesteutskriftsjobben avhenger av verdien som er angitt i Lagring av utskriftsjobb eller “PIN-koden utløper etter”, avhengig av hva som er den minste. Hvis, for eksempel, Lagring av utskriftsjobb er angitt som 6 timer og “PIN-koden utløper etter” som 7 timer, deretter slettes jobbene etter 6 timer.
Frigivelse av gjesteutskriftsjobber
Når du har mottatt PIN-koden via e-post, kan gjesten gå videre til skriveren som er angitt av representanten, og utføre følgende trinn:
Trykk på PIN-pålogging på skriverens kontrollpanel.
Angi PIN-koden du har mottatt i e-posten, og trykk deretter på OK.
Trykk på Print Release.
Velg utskriftsjobben, og trykk deretter på Skriv ut.
Merknader:
- Hvis du sender flere utskriftsjobber, så er alle utskriftsjobbene listet opp.
- Hvert vedlegg representeres som en individuell utskriftsjobb.
- Hvis du vil skrive ut brødteksten i e-posten, velger du Aktiver innsending av e-postens brødtekst. Hvis dette alternativet er aktivert, representeres brødteksten i e-posten som en individuell utskriftsjobb.
- Antall sider som er tillatt per utskriftsjobb, avhenger av de organisatoriske innstillingene. Hvis noen av utskriftsjobbene overskrider det angitte antallet sider, behandles ikke jobben i det hele tatt. Se Konfigurere organisatoriske innstillinger hvis du vil ha mer informasjon.