La fonction Impression en tant qu'invité permet aux utilisateurs invités d'imprimer des documents sans que l'administrateur n'ait besoin de créer un compte dans leur entreprise.
L'invité peut composer un e-mail depuis un client de messagerie, joindre les documents qu'il souhaite imprimer et envoyer le message à une adresse e-mail prédéfinie. Un administrateur ou le représentant d'une entreprise indique à l'invité l'adresse e-mail vers laquelle il peut envoyer ses documents. Une fois son e-mail envoyé à l'adresse spécifiée, l'invité recevra un e-mail de confirmation contenant un code PIN. A l'aide du code PIN, l'invité peut accéder à l'imprimante indiquée par le représentant de l'entreprise et imprimer son travail.
Remarques :
- L'invité doit disposer d'un client de messagerie pour pouvoir envoyer le document.
- Un identifiant unique est automatiquement créé dans le fournisseur d'identité pour l'impression en tant qu'invité. Cet identifiant unique peut être utilisé pour générer des rapports relatifs à l'activité d'impression en tant qu'invité.
- Les formats de fichier pris en charge sont les suivants : CSV, DOC, DOCX, GIF, HTML, JPG, ODP, ODS, ODT, PDF, PPT, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS et XLSX. Si un utilisateur joint un format de fichier non pris en charge, il reçoit un e-mail indiquant les formats pris en charge.
- Lexmark conserve uniquement les informations relatives à la tâche d'impression, mais ne conserve aucune information relative à l'e-mail.
- Chaque pièce jointe à l'e-mail est traitée comme un travail d'impression distinct.
Impression en tant qu'invité
Dans le portail Web Print Management, cliquez sur Administration > Paramètres d'entreprise.
Remarque : L'envoi d'e-mails doit être activé avant l'activation de l'envoi d'impression invité. Pour plus d'informations concernant l'envoi d'e-mails, reportez-vous à la section Configuration des paramètres d'entreprise.
Dans la section Général, sélectionnez Autoriser les invités à utiliser l'envoi par e-mail.
Remarques :
- Sélectionnez Limiter le nombre de pages autorisées par travail pour définir le nombre maximal de pages à imprimer par travail. Les travaux dont le nombre de pages est supérieur à la valeur spécifiée ne sont pas traités.
- L'authentification par code PIN doit être activée pour que l'envoi d'impression en tant qu'invité fonctionne. Si l'authentification par code PIN n'est pas activée, vous êtes invité à l'activer. Pour plus d'informations sur la configuration de l'authentification par code PIN, reportez-vous à la section Configuration de la connexion à l'imprimante.
- Vous pouvez attribuer des invités à un centre de coûts ou à un service spécifique pour appliquer des quotas et générer des rapports. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configuration des paramètres d'entreprise.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Remarques :
- Un administrateur d'entreprise peut configurer les paramètres relatifs à la conservation des travaux d'impression, à la longueur du code PIN et à l'expiration du code PIN. Les paramètres d'entreprise s'appliquent au code PIN reçu par l'utilisateur invité.
- La validité du travail d'impression invité dépend de la valeur définie dans Conservation du travail d'impression ou « Le code PIN expire après », selon la valeur la plus faible. Par exemple, si l'option Conservation des travaux d'impression est définie sur 6 heures et que « Le code PIN expire après » est défini sur 7 heures, les travaux sont supprimés après 6 heures.
Sortie des travaux d'impression des invités
Ce code PIN permet à l'invité d'utiliser l'imprimante indiquée par le représentant de l'entreprise, en effectuant les étapes suivantes :
Dans le panneau de commandes de l'imprimante, appuyez sur Connexion par code PIN.
Saisissez le code PIN que vous avez reçu dans votre e-mail, puis appuyez sur OK.
Appuyez sur Print Release.
Sélectionnez un travail d'impression, puis appuyez sur Imprimer.
Remarques :
- Si plusieurs travaux d'impression sont envoyés, ils sont tous répertoriés.
- Chaque pièce jointe est représentée comme un travail d'impression individuel.
- Pour imprimer le corps de l'e-mail, sélectionnez Activer l'impression du corps d'un courrier électronique. Si cette option est activée, le corps de l'e-mail est représenté sous forme de travail d'impression individuel.
- Le nombre de pages autorisées par travail d'impression dépend des paramètres d'entreprise. Si le nombre de pages de l'un des travaux d'impression est supérieur à la valeur spécifiée, le travail n'est pas traité. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configuration des paramètres d'entreprise.