Przedstawiona poniżej charakterystyka papieru ma wpływ na jakość wydruku i niezawodność drukowania. Przed wydrukiem należy uwzględnić następujące czynniki:
Gramatura
Zasobniki drukarki i podajnik do wielu zastosowań mogą automatycznie podawać papier o gramaturze od 60 do 176
g/m2 z włóknami wzdłuż strony. Zasobnik na 2100 arkuszy może automatycznie podawać papier o gramaturze od 60 do 135
g/m2 z włóknami wzdłuż strony. Papier o gramaturze mniejszej niż 60
g/m2 może nie być wystarczająco sztywny, co może skutkować problemami z podawaniem papieru i może powodować zacięcia.
Uwaga: W przypadku druku dwustronnego jest obsługiwany papier o gramaturze od 60 do 176
g/m2.
Zwijanie
Zwijanie to tendencja papieru do zakrzywiania się na brzegach. Nadmierne zwijanie się może spowodować problemy z podawaniem papieru. Papier może zwijać się po przejściu przez drukarkę, gdzie wystawiony jest na działanie wysokiej temperatury. Trzymanie rozpakowanego papieru w warunkach o dużej wilgotności lub bardzo suchych, w wysokiej lub niskiej temperaturze, nawet w zasobnikach, może przyczynić się do zawinięcia brzegów przed drukowaniem i spowodować problemy z podawaniem.
Gładkość
Gładkość papieru ma bezpośredni wpływ na jakość wydruku. Jeśli papier jest zbyt szorstki, toner nie zostanie prawidłowo wtopiony w arkusz. Zbyt gładki papier może spowodować problemy z podawaniem lub jakością wydruku. Należy zawsze stosować papier o gładkości od 100 do 300 punktów Sheffielda; najlepszą jakość wydruków osiąga się jednak, stosując papier o gładkości od 150 do 250 punktów Sheffielda.
Zawartość wilgoci
Ilość wilgoci zawartej w papierze ma wpływ zarówno na jakość wydruków, jak i zdolność do prawidłowego podawania papieru przez drukarkę. Papier należy pozostawić w oryginalnym opakowaniu do momentu jego użycia. Dzięki temu papier będzie mniej narażony na zmiany wilgotności, niekorzystnie wpływające na jego parametry.
Od 24 do 48 godzin przed drukowaniem papier w oryginalnym opakowaniu należy umieścić w tym samym środowisku, co drukarkę. W przypadku dużej różnicy między warunkami przechowywania lub transportu a warunkami panującymi w otoczeniu drukarki okres ten papieru powinien zostać wydłużony do kilku dni. Również gruby papier może wymagać dłuższego okresu kondycjonowania.
Kierunek ułożenia włókien
Kierunek włókien określa sposób ułożenia włókien papieru w arkuszu. Kierunek włókien może być wzdłużny, czyli równoległy do długości papieru, lub poprzeczny, czyli równoległy do szerokości papieru.
Dla papieru o gramaturze od 60 do 176
g/m2 jest zalecany układ włókien wzdłuż strony.
Zawartość włókien
Większość papieru kserograficznego wysokiej jakości wykonana jest w 100% z przetworzonej chemicznie papierówki. Taki skład pozwala uzyskać papier o wysokim stopniu stabilności, gwarantującym mniejsze problemy z podawaniem papieru w drukarce i lepszą jakość wydruku. Papier zawierający inne włókna, np. bawełny, może powodować problemy podczas drukowania.